En este post te revelo los mejores principios y consejos de productividad para optimizar tu tiempo y ser lo más eficiente posible con él.
Cuando se trata de productividad creo que lo hago bastante bien: logro compaginar mi atareada vida estudiantil, con el mantenimiento de un blog al mismo tiempo que encuentro tiempo para hacer ejercicio todos los días, cocinar mis propias recetas saludables, pasar tiempo con mis seres queridos e incluso Netflix & chill. ¿Quieres saber que principios sigo? Aquí te lo dejo todo.
#1. Principio de Pareto
El principio de Pareto establece que el 20% de la lo que entra o se invierte es responsable del 80% de los resultados obtenidos. En otras palabras, el 80% de las consecuencias se derivan de 20% de las causas.
Tener esta forma de ver el trabajo te ayudará mucho. Y es que este principio se aplica en casi todos los ámbitos de la vida.
Esto pasa por ejemplo con cuando se trata de aprender a tocar cualquier tipo de instrumento, por ejemplo la guitarra. Solo se necesita dominar unos conocimientos básicos y fundamentales como son los acordes para empezar a tocar fluidamente.
¿Cómo aplicar el Principio de Pareto?
Para sacar el máximo partido a este sistema debes conseguir identificar aquellos conocimientos que constituyan la raíz del proyecto, trabajo o habilidad que quieres desarrollar. Hay ciertos puntos o problemas clave que si los resuelves y los consigues dominar, ya te habrás hecho el 80% del trabajo.
En el ámbito de los estudios este principio está muy presente. Por ejemplo, cuando se trata ya sea de resolver dinámica en Física o análisis sintácticos de oraciones en Lengua, lo importante es dominar el 20% del sistema total de conocimientos para poder obtener un 80%.
Enotnces: identifica qué es clave, qué es imprescindible, algo de lo que depende todo lo demás. Estúdiatelo bien, trabájalo bien, resuélvelo bien. A partir de ahí el 80% ya estará hecho.
Esta realidad es genial. Al fin y al cabo, lo que significa es que conseguirás más con menos. Claro que para alcanzar la maestría se requiere más que 20%, pero la gran mayoría de desafíos a los que nos enfrentamos día a día y en los queremos ser más productivos no nos demandarán ser auténticos expertos en nada, sino manejar bien una gran variedad de ámbitos.
Esto una vez más nos reafirma la importancia de la calidad sobre la cantidad.
#2. Ley de Parkinson
Lo que esta ley dice es que “El trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine”. En otras palabras, cuanto más tiempo tengas disponible para la realización de un trabajo, más tiempo le dedicarás a realizarlo. Y lo malo de esto es que esa mayor cantidad de tiempo que le dedicarás no estarás siendo nada eficiente.
Ejemplo de la Ley de Parkinson
Para entederlo bien solo se necesita un ejemplo:
Imagínate que tienes que realizar una presentación sobre las consecuencias del cambio climático y dispones de 10 días.
Si eres como yo era antes seguramente los primeros dos días los dedicarás a saltar de un lado para otro en Internet buscando plataformas para realizar tu presentación, indeciso entre Emaze o Prezi o Powerpoint.
Luego le dedicarás un montón de tiempo innecesario para elegir la mejor plantilla. Luego a ver qué tipografía eliges y qué colores y qué fuentes de información… Luego no te gustará como ha quedado así que volverás a empezar desde el principio.
Luego escribirás el primer párrafo, no te gustará cómo ha quedado así que de vuelta al inicio (creéme, me ha pasado muchas veces).
Menos tiempo no significa menos calidad
Todo esto puede parecer un proceso necesario para hacer algo de calidad, porque nos han enseñado que cuanto más tiempo le dedicamos a algo mejor será el resultado, lo que pasa es que a menudo eso NO es así.
Si en vez de 10 días, hubiésemos dispuesto de 2 para hacer esa presentación, hubiésemos utilizado nuestro tiempo de una forma muchísimo mas eficiente, siendo mucho más eficaces a la hora de trabajar pues tendríamos esa necesidad debido a la presión del tiempo.
Obviamente, no hay que malinterpretar este principio. No quiere decir que debemos dejarlo todo para el último momento, ni mucho menos.
¿La Ley de Parkinson para estudiar?
No apliques este principio cuando se trata de estudiar, porque el tiempo que el procesamiento y la retención de información le lleva a nuestro cerebro es algo que no podemos controlar. No podemos decirle a nuestro cerebro que se aprenda las 20 páginas de un tema de Biología en 3 horas, no está en nuestras manos. Por no decir que eso no se llama estudiar, se llama empollar (algo que a veces viene bien, a menudo no).
¿Dejarlo todo para el final?
Obviamente, no hay que malinterpretar este principio. No quiere decir que debemos dejarlo todo para el último momento, ni mucho menos.
Sin embargo, si eres como yo y tiendes a desviarte por las ramas intentando hacer que cualquier chorrada de trabajo sea una obra maestra (porque el perfeccionsimo puede contigo), la Ley de Parkinson es súper útil.
Repito que no se trata de hacer cosas de menor calidad, se trata de optimizar tu tiempo y de usar ese tiempo limitado del que disponemos para sacarle el máximo provecho y asegurarte que no vas a perder el tiempo sino que te vas a centrar a tope en lo más importante.
Además, cuando tienes poco tiempo también te ves obligado a priorizar de forma inteligente, algo que cuando disponemos de mucho tiempo no hacemos.
¿Cómo aplicar la Ley de Parkinson?
Ahora bien, cómo se aplica este principio.
No te creas que lo dejo todo para el último momento (no hagas eso nunca porque colapsará el tiempo y tú). La clave está en limitar el tiempo del que dispones creando un falso tiempo límite.
Es por eso que yo SIEMPRE, siempre, siempre que hago cualquier tarea me pongo un temporizador y desde que empecé a hacerlo puedo decir que ha cambiado la forma en la que trabajo y mi productividad.
Hay algo que se activa en tu cerebro cuando ves la cuenta atrás del reloj y tienes un tiempo límite. No solo serás más eficiente sino que te motiva saber que con que lo des todo en ese rango de tiempo, luego podrás hacer lo que quieras.
Si son las cinco de la tarde y tienes pendiente ese trabajo de Literatura, ponte un temporizador hasta las 7 de la tarde. Tendrás dos horas en las que intentarás comprimir a tope y ser lo más eficiente posible. Pasado ese tiempo podrás hacer lo que te dé la gana, pero esas dos horas han de ser intensas (con algún ligero descansillo claro).
Ahora, por ejemplo, mi temporizador indica que me quedan 19 minutos para terminar este post, y es por ello que estoy intentando ser lo más productiva posible.
No me voy a distraer con nada y me voy a concentrar al máximo. Y si no termino el post al menos sé que el tiempo que le he dedicado he estado a tope. Más tarde o mañana me pondré otro temporizador de 30 minutos y terminaré el post.
Tips para aplicar la Ley de Parkinson
Elige bien el tiempo que te vas a poner como límite y no te excedas (entre 30min y 1h), ya que probablemente no serás capaz de trabajar al 100% durante más de 1 hora y acabarás agotado y sin ganas de seguir y eso es la antítesis de lo que quieres conseguir.
Yo a veces lo pongo a dos horas, pero descansando un poco a lo mejor cada hora o media hora para asegurarme que no me voy a agotar.
Sesiones cortas pero intensas, ahí está la clave.
#3. Tu tiempo es tuyo y de nadie más
Tampoco hay mucho que añadir a esto.
Es fundamental darse cuenta de que tú tienes la responsabilidad sobre tu tiempo, tú eres el que decide qué hacer y cuando hacerlo, nadie más.
Cuando lo reconoces y comprendes de verdad, conectarás mucho mejor con tu tiempo y serás mucho más consciente de cómo utilizas cada segundo y dejarás de poner excusas.
Sí que tienes tiempo, y tú lo controlas.
#4. Planificar
Seguro estarás cansado de oír todo el rato lo fundamental que es planificar pero es que lo es.
Agenda para planificar
Encuentra lo que te funciona mejor: ¿eres más de lápiz y papel o de calendario y notas digitales? Sea lo que sea, es fundamental que te apuntes todas las fechas importantes de entrega de trabajos, exámenes, proyectos… (ya, bastante obvio pero hay demasiada gente que no lo hace porque confía en su »memoria»).
No hay nada como una bonita agenda para motivarte a planificar tus tareas. Yo soy una friki de as agendas planificadoras. Creo que todos sabemos que cuando se trata de cosas monas Mr Wonderful es la élite. Yo uso esta agenda 2020 de Mr Wonderful (que por cierto acabo de descubrir que te sale mucho más barata en Amazon 🤭).
Planifica diariamente, no semanalmente
Una cosa con la que no estoy de acuerdo es planificar con anterioridad la semana entera. Cuando se trata de organizar tu tiempo (en mi experiencia como estudiante), lo de planificar para toda la semana no funciona porque siempre habrá alteraciones y cosas nuevas que ajustar y cambiar y al final se te acaba desmontando todo.
Además no puedes saber cuanto tardarás en hacer una tarea que a lo mejor tienes programada para el lunes pero que al final se acaba extendiendo hasta el miércoles.
Ventajas de planificar y cómo hacerlo
Lo que tienes que hacer es cada día por la mañana o la noche anterior pensar en qué tienes que entregar urgentemente al día siguiente y priorizarlo. Luego añadir las tareas restantes.
Escribirlo te ayudará a tomar conciencia de ello, a interiorizar y aceptar la idea de que vas a tener que hacer eso y lo otro, preparándote mentalmente. Así, trabajar no será una posibilidad sino una realidad.
Además, planificar te ayudará a filtrar todas esas supuestas urgencia que se pueden colar en tu lista de tareas, creando pronto la sensación de que todo son urgencias.
¡Ah! Y algo súper importante es empezar siempre por lo que menos te apetece hacer. SIEMPRE. Porque si no te apetece hacerlo nada más empezar, imagínate después de 3 horas estudiando o trabajando.
Esos son los principios fundamentales de la productividad que más me han ayudado a la hora de optimizar mi tiempo. Espero que te hayan sido de ayuda y que pronto los apliques a tu vida.
Nos leemos pronto
Ili😘
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